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使える!ビジネス百科シリーズ

第7回 ちょっとした配慮で、受け手の印象も変わる!意外と知らない!? ビジネスメールの基本

基礎から分かる! IT&パソコン使いこなし術

 言うまでもなく、ビジネスの必須ツールのひとつであるEメール。しかし、その書き方を誰かに習う機会も少ないため、案外、「自己流」という人も多いはず。そこで今回、ビジネスメールの基本ポイントをいくつかご紹介します。

「件名」は、なるべく具体的に!

まずは、「件名」。送る側は、意識していないことも多いですが、ちょっとした配慮で分かりやすさがアップします。ポイントは、具体的に書くこと。例えば、「明日の打ち合わせについて」ではなく、「明日の開発会議、17時からに変更」と書けば、件名だけで要点が伝わります。また場合によっては、件名の前に「至急」「重要」などと付け、読むのを後回しにされるのを防ぐのもいいでしょう。

1行は35文字程度まで。「署名」も忘れずに!

ビジネスメールは、シンプルに要点を伝えるのが基本。一般に、1行の文字数は35文字程度までが読みやすいとされています。切りのいいところで改行し、段落ごとに1行空けるのもすっきり見せるコツ。また、「署名」も絶対忘れずに。基本項目は、会社名、部署名、住所、電話、FAX、メールアドレス、氏名。これがあれば、相手は電話やFAXをしたいときに名刺を探さずに済みます。

「CC」「BCC」は、上手に使い分ける

複数の人に同じメールを送るときに使う「CC」「BCC」。「CC」は受け取った人全員が、誰が同じメールを受信したか分かります。一方「BCC」に入力したメールアドレスは公開されません。上手に使い分けましょう。大勢に一斉送信する場合は、「BCC」にするのがマナー。そうしないと、それぞれのメールアドレスが全員に知れ渡ってしまいます。

添付ファイルにも気を配って

ファイルの添付も注意が必要です。例えば圧縮ファイルを送る場合、相手が解凍ソフトを持っていないと開けない場合があります。「zip」形式のファイルであれば、Windows XP以降のPCには標準で解凍ソフトが入っているので問題が少ないでしょう。またパスワードをかけたファイルを送る場合、パスワードは別メールで送り、利用後に削除してもらうのがベター。添付ファイルが誤って転送されたりしても、情報が守られます。

法人なかま 2010年2月号掲載