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使える!ビジネス百科シリーズ

第5回 顧客、取引先から信頼される!押さえておきたい「訪問時」のマナー

知っておきたい! ビジネスマナー&スキル講座

 言うまでもなく、ビジネスの必須ツールのひとつであるEメール。しかし、その書き方を誰かに習う機会も少ないため、案外、「自己流」という人も多いはず。そこで今回、ビジネスメールの基本ポイントをいくつかご紹介します。

渡すのが先か、もらうのが先か

まずは名刺の交換。普段、あまり意識しない人が多いかも知れませんが、ちょっとした気配りで印象は変わってきます。差し出すのも、受け取るのも、やはり両手が丁寧。また、机越しなどは失礼にあたります。交換の順番は、「訪問した方から先に渡す」のが一般的。相手が複数の場合は、「役職の上の人から」が通常です。お辞儀した後は、きちんと相手の目を見ましょう。加えて、注意したいのが「名刺切れ」。いきなり印象を悪くします。財布や手帳に、予備の名刺を入れている人も少なくありません。

「一緒に参りましょう」は正しい?

続いては敬語。丁寧語、謙譲語、尊敬語とありますが、案外多いのが謙譲語と尊敬語の勘違いです。例えば「田中様が申されたとおり……」。ありそうな発言ですが、「申す」は「言う」の謙譲語。自分がへりくだる時に使う言葉です。正しくは、「田中様がおっしゃったとおり……」となります。また、「一緒に参りましょう」も同じ。「参る」は「行く」の謙譲語ですから、お客様や取引先の方への言葉としては不適切です。言葉使いには、人格が表れるもの。注意したいところです。

応接室で、どこに座るか?

最後に席次。上座、下座などといいますが、社会人であれば押さえておきたいポイントです。例えば応接室であれば、基本は「入り口から最も遠い席」が上座。上位の人が座る場所です。訪問先で応接室に通されて、特に座る位置を指定されなければ、ひとまず入り口に近い下座に座るのが順当でしょう。相手方が来て、「奥にどうぞ」と声をかけられてから移動すればいいわけです。

いわば社会人の常識であるビジネスマナー。しかし、これも形だけでは意味がありません。しっかり気持ちを込め、時にはルールに縛られず、臨機応変に対処する。これも大事な心得です。

法人なかま 2009年1月号掲載